Im Rahmen des Innovation Days 2024 zeigte Fabian Guyer, Head of Professional Services eGov bei der Fabasoft 4teamwork AG, in seinem Fachreferat wichtige Aspekte der laufenden Veränderungen in der öffentlichen Verwaltung und die bedeutende Rolle, welche Prozessautomatisierungen dabei spielen, auf.
Der Wandel in der öffentlichen Verwaltung ist Realität und lässt sich grob in mehrere Etappen gliedern. Die erste Phase war die Digitalisierung, die den Übergang von der papierbasierten zur medienbruchfreien Abwicklung von Geschäftsprozessen ermöglichte. Die zweite Phase ist die Prozessunterstützung, um die Arbeitsabläufe auf die Vorteile moderner GEVER-Systeme auszurichten und die Effizienz zu steigern. Der nächste Schritt ist die Automatisierung von Routineaufgaben durch KI-gestützte Modelle.
Eine aktuelle Studie der Universität St. Gallen «Fachkräftemangel im öffentlichen Sektor - mit 10 Handlungsimpulsen für die öffentliche Hand» (Quelle) zeigt, dass der öffentliche Sektor in den kommenden Jahren mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert sein wird. Insbesondere geht es darum, eine Lösung zu finden, die vorhandenes Wissen optimal nutzt, manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert und die Verwaltung optimiert und beschleunigt. Organisationen benötigen Software, um Aufgaben zu automatisieren, bei denen eine manuelle Bearbeitung keine Vorteile mit sich bringt und bei denen nach wie vor Menschen die Entscheidungen treffen.
Das Potenzial der Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung ist enorm. Sie kann schnell und einfach Entscheidungshilfen für Anträge liefern, Zusammenfassungen erstellen, Beschaffungsprozesse automatisch verwalten, Genehmigungsworkflows vereinfachen, Informationen aus Altdaten extrahieren und die Verschlagwortung übernehmen.
Die Anwender:innen eines GEVER-Systems profitieren von zahlreichen Vorteilen wie Prozess- und Verwaltungsoptimierung, Flexibilität, Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und Transparenz. Die erste Stufe ist die Unterstützung der Mitarbeiter:innen durch die automatische Ausführung einzelner Arbeitsschritte, welche manuelle Tätigkeiten zur Bearbeitung von Dokumenten reduzieren. Dazu gehören z. B. die Extraktion von Informationen, deren Strukturierung und die weitere Verarbeitung. Die zweite Stufe ist die Automatisierung von Prozessen ohne manuelle Interaktion und das Treffen von Entscheidungen auf Basis vordefinierter Regeln und trainierter Modelle.
Mit OneGov GEVER on Fabasoft PROCECO legt Fabasoft 4teamwork den Grundstein für verschiedenste Anwendungsfälle im Bereich der Prozessautomatisierung, bei denen intelligente, trainierbare Modelle schrittweise Routineaufgaben übernehmen. OneGov GEVER unterstützt die Anwender:innen unter anderem bei der Informationsextraktion und Klassifikation der Daten und ermöglicht dadurch Workflow-Automatisierungen z. B. im Versand oder der Zuordnung.
Die Fabasoft 4teamwork AG bietet über die Fabasoft PROCECO Cloud ein umfassendes Ökosystem für die öffentliche Verwaltung, dass sich optimal an individuelle Bedürfnisse und bestehende Strukturen anpassen lässt.
