Thomas Tschol, CEO und Partner der Management Factory Corporate Advisory GmbH, und renommierter Executive Interim Manager mit langjähriger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Aufsichtsräten erklärt im Interview, welche Faktoren für erfolgreiche Sitzungen entscheidend sind und wie digitale Tools dabei helfen können.
Wie kann man sich die Arbeit eines Vorstands bzw. Vorstandsvorsitzenden vorstellen, welche Rolle spielen offizielle Sitzungen im Arbeitsalltag?
In der täglichen Arbeit von Aktiengesellschaften sind der Vorstand und der Aufsichtsrat als zwei zentrale Gremien in zahlreichen Sitzungen involviert, um richtungsweisende Entscheidungen zu treffen. Bei der Zumtobel Group AG ist der Kalender mit Vorstandssitzungen alle zwei Wochen und mindestens vier Aufsichtsratssitzungen pro Jahr sowie diversen Ausschusssitzungen, etwa für Digitalisierung oder Revision, stets gut gefüllt. Die Verantwortung sowohl für die Tagesordnung als auch für die Bereitstellung präziser Informationsunterlagen liegt im Wesentlichen bei den Vorsitzenden, wobei die operative Umsetzung häufig auf den Schultern der Assistenzstellen ruht, natürlich immer in enger Abstimmung. In Zeiten, in denen sich Informationsunterlagen und Entscheidungsthemen schnell ändern können, ist ein digitales Sitzungsmanagement nahezu unverzichtbar geworden, um den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten gleichzeitig auf dem neuesten Stand sind. Dabei ist es wichtig, sowohl Rechtssicherheit durch die Einhaltung formaler Regeln als auch absolute Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, um Entscheidungen auf höchster Ebene jederzeit transparent und nachvollziehbar zu machen.
Was macht gute Sitzungen aus? Worauf sollte man besonders achten?
Eine erfolgreiche Sitzung beginnt immer mit einer sorgfältigen Planung, d.h. einer klar definierten Tagesordnung mit festgelegten Tagesordnungspunkten und qualitativ hochwertigen Unterlagen zur Vorbereitung aller Mitglieder des Gremiums. Ideal sind strukturierte Vorlagen für diese Unterlagen, um Konsistenz zu gewährleisten und Wildwuchs zu vermeiden. Darüber hinaus ist ein striktes Zeitmanagement unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Entscheidungspunkte angemessen diskutiert werden können. Unabhängig davon, ob ein persönlicher Zeitmesser oder ein digitales Tool verwendet wird, ist die Einhaltung der festgelegten Zeitfenster für die Sitzungsdisziplin von entscheidender Bedeutung. Auch die Protokollierung ist von zentraler Bedeutung, und obwohl dies im Zeitalter agiler Methoden als 'altmodisch' angesehen werden könnte, ist ein genaues Protokoll eine unverzichtbare Ressource, um Entscheidungen nachvollziehen und strittige Situationen klären zu können. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem das digitale Sitzungsmanagement den Prozess optimieren kann, indem es Klarheit über Versionen und Freigabestatus bietet und somit den Protokollprozess von der Erstellung bis zur endgültigen Freigabe effizient gestaltet.
Nach der Sitzung ist vor der Sitzung. Wie wird eigentlich sichergestellt, dass die Entscheidungen aus den Gremien wie Vorstand und Aufsichtsrat auch in die Organisation hineingetragen werden?
Die Hauptaufgabe unserer Sitzungen ist ganz klar die Entscheidungsfindung und das Treffen großer, richtungsweisender Entscheidungen, wie z.B. die Einführung einer großen ERP-Software. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die Entscheidungen, Vorgaben oder Empfehlungen des Gremiums effizient an die Projektverantwortlichen und funktionalen Teams weitergeleitet und nahtlos in die praktische Umsetzung integriert werden. Je reibungsloser und automatisierter dieser Übergang von der strategischen Entscheidung zur operativen Umsetzung erfolgt, desto weniger Reibungsverluste entstehen und desto schneller und effizienter kann die Umsetzung erfolgen. Die Optimierung dieses Übergangs ist entscheidend für die effiziente Umsetzung strategischer Entscheidungen in operative Maßnahmen.
Welches wären Ihre 3 wichtigsten Empfehlungen für die Gestaltung von Sitzungen?
Was die Gestaltung der Informationsunterlagen für die Entscheidungsfindung betrifft, so bin ich absolut davon überzeugt, dass die Qualität der zur Verfügung gestellten Unterlagen entscheidend ist, um die Mitglieder des Verwaltungsrates oder anderer Gremien adäquat vorzubereiten. Leider habe ich in der Vergangenheit verschiedene Arten von Unterlagen gesehen, und um ehrlich zu sein, manchmal war es schlicht und einfach Müll - zu viele Informationen, mangelnde Übersichtlichkeit und Klarheit, unpräzise Ziele und Empfehlungen oder in anderen Fällen einfach zu wenig Inhalt. Ich empfehle hier die Einführung von unternehmensweiten Standards, die für alle Antragsteller und ihre Entscheidungsthemen gelten. Digitale Sitzungsmanagement-Software, die mit Vorlagen arbeitet, kann hier wesentlich zur Qualitätssteigerung beitragen und verbindliche Standards setzen.
Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor ist auch die Verknüpfung von Beschlüssen und deren Umsetzung, die sowohl von der Qualität der Protokollierung als auch von den digitalen Möglichkeiten der Anbindung des Aufgabenmanagements abhängt. Die Kommunikation der Entscheidungen, Diskussionen und Empfehlungen aus den Sitzungen zurück an die zuständigen Abteilungen und Teams ist entscheidend, damit diese genau wissen, was entschieden wurde, worauf sie bei der Umsetzung achten müssen und wie die weiteren Schritte und Zeitpläne aussehen. Hier kann eine strukturierte und automatisierte Verknüpfung von Entscheidungen mit der Umsetzung einen großen Unterschied machen.
Besonders heikel sind auch immer wieder rechtliche Angelegenheiten wie Unternehmenskäufe und -verkäufe, Neugründungen und organisatorische Themen. Die effektive Einbindung von Rechtsexpertise, sei es intern oder extern, ist hier unerlässlich. Je einfacher es uns gelingt, externe Experten in die Gremienarbeit einzubinden, desto reibungsloser und effizienter verläuft der gesamte Prozess.
Welches abschließende Fazit würden Sie ziehen?
Es ist eigentlich eine Ironie der Geschichte, dass zwar in vielen Unternehmensbereichen die digitale Transformation und umfassende Digitalisierungsmaßnahmen vorangetrieben werden, aber in vielen Top-Management-Gremien, einschließlich Vorstand und Aufsichtsrat, oft noch eine sehr analoge, 'digitale 1.0' Arbeitsweise vorherrscht. Trotz der Verwendung von E-Mail, Word, Powerpoint und gelegentlichem Teilen von Dokumenten auf Plattformen wie SharePoint treffen wir immer noch auf chaotische Zustände mit ausgedruckten Dokumenten, zirkulierenden Anhängen und Versionen, die ständig aus dem Takt geraten. Hier gibt es in der Tat „viel Luft nach oben“. Es geht nicht nur darum, digitale Werkzeuge um der Digitalisierung willen einzusetzen, sondern die Qualität der Vorbereitung, Diskussion und Entscheidungsfindung in den Sitzungen deutlich zu verbessern und den zeitaufwändigen organisatorischen Aufwand erheblich zu optimieren. Das ist ein Gewinn für alle Beteiligten und in vielen Führungsetagen ein längst überfälliger Schritt.
