Führungskräfte im Topmanagement von Unternehmen, in der öffentlichen Verwaltung, in Vereinen oder anderen Institutionen lenken die Entwicklung und den Erfolg der jeweiligen Organisation. Dazu zählen etwa Mitglieder der Geschäftsführung, der Generaldirektionen und -sekretariate, des Vorstandes, des Verwaltungs- und Aufsichtsrates, der Regierungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene oder der Vereine. Regelmässig stattfindende Management- und Gremiensitzungen bilden den Rahmen für die strategischen Entscheidungen, welche die erste Führungsebene trifft. Diese Meetings unterliegen von der Planung und Vorbereitung über die Durchführung samt Abstimmung bis hin zur Nachbereitung und Umsetzung strengen regulatorischen, statutarischen und internen Compliance-Vorgaben. Höchste Datensicherheitsstandards sowie umfassende Geheimhaltungsverpflichtungen bei maximaler Transparenz und Nachvollziehbarkeit für die internen wie externen Beteiligten gelten dabei als Grundvoraussetzungen.
Smarte Tools wie Fabasoft Boards decken den gesamten Sitzungsprozess in einer Solution ab und unterstützen die Verantwortlichen aus Politik, Wirtschaft und weiteren Institutionen bei regel- und richtlinienkonformen, (rechts-)wirksamen Beschlüssen ohne etwaige Haftungsrisiken.
Höchste Daten- und Informationssicherheit
Gremien, darunter der Aufsichtsrat, setzen sich oft aus organisationseigenen und -fremden Personen zusammen, die bei Sitzungen hohe Datenschutz und IT-Sicherheitsregeln einhalten müssen. Das liegt zum einen an bestehenden Gesetzen und Vorschriften, beispielsweise zu Insiderinformationen bei börsennotierten Unternehmen, zum anderen an den streng vertraulichen Themen, die zur Diskussion stehen.
Boards, die im Fabasoft PROCECO Ökosystem auf Basis der Fabasoft Cloud entwickelte Software für digitales Sitzungsmanagement, erfüllt diese Vorgaben. Der Anforderungskatalog C5 („Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue“) des deutschen Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), der EU Cloud Code of Conduct (CoC) nach Level 3 (DSGVO-Konformität), die Bescheinigung nach IDW PS 880 (revisionssichere Archivierung) und zahlreiche weitere international anerkannte Zertifizierungen weisen die höchsten Sicherheitsstandards der Fabasoft Cloud nach. Ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept ermöglicht es, auch externe Gremienmitglieder einfach einzubinden und ihnen Zugang zu den in passwortgeschützten Datenräumen abgelegten Unterlagen für die Meetings zu gewähren. Ergänzende Features, unter anderem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Log-in, sorgen für maximalen Datenschutz. Das macht den heiklen Austausch sensibler Daten via E-Mail oder auf dem Postweg obsolet und schliesst gleichzeitig unbefugten Zugriff und eine Datenspeicherung ausserhalb Europas aus.
Rechtzeitige Sitzungsorganisation und zielgerichtete Vorbereitung
Erfolgreiche Entscheidungen beginnen schon bei der Planung und Vorbereitung der Managementsitzungen. Neben Fristen zur Einberufung dieser Meetings bestehen vielfach auch konkrete Anforderungen bezüglich der Agenda und den dazugehörigen Dokumenten.
Digitales Sitzungsmanagement beschleunigt den gesamten Organisations- und Kommunikationsprozess und ersetzt die bisher übliche ressourcenintensive und fehleranfällige Koordination via Telefon bzw. E-Mail. Mit Fabasoft Boards erfolgt bereits die Terminplanung samt Einladungsversand elektronisch. Durch die Microsoft Outlook-Anbindung erhält der ausgewählte Teilnehmerkreis automatisch einen Kalendereintrag. Auch die Tagesordnung mit Zeitplan und sämtliche Informationsmaterialien stehen den Beteiligten an einem Ort zur Verfügung. Adaptierungen oder Änderungen – selbst sehr kurzfristige – sind jederzeit möglich, und die berechtigten Personen greifen stets auf dieselben Dokumente in der aktuellsten Version zu.
Schnelles Einbringen von Anträgen
Grundlage für qualitativ hochwertige, rechtswirksame Entscheidungen stellen umfassende Informationen und Unterlagen zur jeweiligen Thematik dar. In Fabasoft Boards ist zu diesem Zweck ein digitales Antragsmanagement integriert. Damit lassen sich bei Bedarf vor und während der Sitzung rasch und medienbruchfrei weitere Anträge zur Meinungsbildung und Abstimmung einbringen – auch von nicht am Meeting teilnehmenden Führungskräften. Digitale Notizen und eine Kommentarfunktion vereinfachen die Zusammenarbeit zusätzlich.
Durch die übersichtliche Darstellung und Speicherung der Daten in der hochsicheren Fabasoft Cloud und die intuitive Bedienung der Software gelingt es, Fragen oder offene Punkte zeitnah, für alle nachvollziehbar zu klären und Dokumente fokussiert zu bearbeiten. So können sich Gremienmitglieder von Anfang an auf das Erreichen strategischer Ziele konzentrieren und durch gute Vorbereitung den Sitzungsverlauf optimieren.
Effiziente Abwicklung von Meetings samt Protokollierung und Nachverfolgung
Produktive Sitzungen erfordern einerseits ein aktives Zeitmanagement, das ausreichend Raum für Diskussionen und Verhandlungen vorsieht, andererseits ein regel- und richtlinienkonformes Abstimmungsprozedere samt vollständiger Protokollierung.
Digitales Sitzungsmanagement sorgt für eine reibungslose Durchführung von Meetings im definierten Zeitrahmen. Im Gegensatz zu analogen Beschlussfassungen berücksichtigt Fabasoft Boards festgelegte Stimmengewichtungen oder Mehrheitsverhältnisse bei Abstimmungen und entspricht so den rechtlichen Rahmenbedingungen. Das gilt auch für die Protokollierung und die damit verbundenen Genehmigungs- und Freigabeprozesse.
Mit der Software lassen sich die Entscheidungen in Echtzeit dokumentieren und die weitere Vorgehensweise inklusive To-dos und Zuständigkeiten festhalten. Die Teilnehmenden können Änderungswünsche rasch einbringen und den gesamten Diskussions- bzw. Abstimmungsprozess immer nachvollziehen. Auch die Protokollgenehmigung läuft direkt über Fabasoft Boards und löst die nachträgliche Einholung der Zustimmung interner wie externer Gremienmitglieder per E-Mail ab. Das beschleunigt nicht nur den Ablauf spürbar, sondern erhöht auch die Qualität der Beschlüsse deutlich. Darüber hinaus vereinfachen Workflows und To-do-Listen samt Erinnerungen an die zu erledigenden Aufgaben via E-Mail oder Push-Notification die Umsetzung festgelegter Massnahmen und bieten einen den Überblick über das Erreichen strategischer Ziele.
Digitales Sitzungsmanagement: So einfach ist Verantwortung
Hochrangige Führungskräfte treffen strategische Entscheidungen und verantworten damit den langfristigen Erfolg ihrer Organisation. Voraussetzung dafür sind effiziente Management- und Gremiensitzungen unter Einhaltung sämtlicher Compliance-Vorgaben. Eine Software zum Managen von Meetings optimiert die Abläufe und verbessert die Qualität signifikant. Die Vorteile im Vergleich zur analogen Abwicklung sind weitreichend: Automatisiertes Zeitmanagement, klare Zugriffsregelungen, sichere Speicherung und einfache Bearbeitung der jeweils aktuellsten Unterlagen an einem Ort. Dazu nachvollziehbare Beschlussfassung, transparente Dokumentation der Entscheidungen und Zuständigkeiten sowie revisionssichere Archivierung. Fabasoft Boards unterstützt beim gesamten Sitzungsprozess und ermöglicht es dem Management dadurch, den Fokus auf strategische Aufgaben statt Haftungsfragen zu legen. So einfach ist Verantwortung.
