Die Sitzungsdokumentation spielt eine wesentliche Rolle für den Erfolg und die Effizienz von Meetings. Sie sorgt dafür, dass die Beteiligten alle relevanten Informationen erfassen, speichern und wieder abrufen können. Eine gut organisierte Dokumentation hilft, klare Verantwortlichkeiten festzulegen, Entscheidungen nachzuverfolgen und die Transparenz zu erhöhen.
Vorbereitung der Unterlagen
- Erstellung der Agenda: Erstellen Sie eine klare und gut strukturierte Tagesordnung mit allen relevanten Themen, Diskussionspunkten und Zielen der Besprechung. Digitale Tools ermöglichen es, die Agenda vorab online zur Verfügung zu stellen, sodass die Teilnehmer:innen Zugang zu relevanten Dokumenten haben und sich optimal vorbereiten können.
- Teilnehmerliste und Rollenverteilung: Erstellen Sie im Vorfeld eine Liste der Teilnehmer:innen und verwalten Sie Rollen und Zuständigkeiten in Bezug auf die Vorbereitung der Sitzungsunterlagen. Dies trägt zu einem effizienten Ablauf der Besprechung bei und stellt sicher, dass notwendigen Informationen rechtzeitig bereitstehen.
- Vorbereitende Dokumente: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Berichte und Präsentationen im Voraus vorbereitet und zugänglich sind. Diese Unterlagen befinden sich an einem für alle Teilnehmer:innen leicht auffindbaren Ablageort.
Durchführung der Dokumentation während der Sitzung
- Protokollführung: Beauftragen Sie einen Teilnehmer:innen mit der Protokollführung, um wichtigen Punkte, Entscheidungen und Aufgaben während des Meetings festzuhalten. Ein gutes Protokoll enthält Datum, Uhrzeit, Teilnehmende, besprochene Themen, getroffene Entscheidungen und zugewiesene Aufgaben.
- Digitale Werkzeuge: Nutzen Sie die Online-Tools, um sich in Echtzeit zu dokumentieren. Ein digitales Sitzungsmanagement ermöglicht es allen Teilnehmer:innen, Notizen zu machen und Änderungen zu verfolgen.
Nachbereitung und Organisation der Dokumentation
- Verteilung der Protokolle: Zeitnah verfügbare Protokolle stellen sicher, dass Teilnehmer:innen über die getroffenen Entscheidungen und die zugewiesenen Aufgaben informiert sind. Nutzen Sie hierfür eine digitale Ablage, um die Protokolle nicht per E-Mail versenden zu müssen.
- Archivierung: Speichern Sie alle Dokumente, Protokolle und Aufzeichnungen sicher an einem Ort. Eine cloudbasierte Sitzungsmanagement-Software ermöglicht den einfachen Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
- Aufgabenmanagement: Verwenden Sie Tools für das Aufgabenmanagement, um die während der Besprechung besprochenen Aufgaben zu erfassen und nachzuverfolgen. Digitale Werkzeuge erleichtern die Organisation und die Kontrolle des Fortschritts.
Strukturierte Ablage und Nachvollziehbarkeit
- Kategorisierung oder Kennzeichnung: Organisieren Sie Ihre Dokumente durch smarte Kategorisierung und Beschriftung. Dies erleichtert das spätere Auffinden und Sortieren von Informationen. Verwendung klarer und konsistenter Bezeichnungen, um die Übersichtlichkeit und Klarheit zu wahren.
- Versionskontrolle: Verwenden Sie eine Versionskontrolle, um Änderungen an den Dokumenten zu verfolgen. Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen an den gleichen Dokumenten arbeiten. Sie stellt sicher, dass immer das aktuellste Dokument verfügbar ist und ältere Versionen abrufbar bleiben.
- Zugriffsrechte und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Einsicht in sensible Dokumente erhalten. Nutzen Sie das Berechtigungsmanagement, um Zugangsrechte zu verwalten und Dokumente zu schützen.
Eine effiziente Verwaltung und Organisation der Sitzungsdokumentation ist für den Erfolg und die Effizienz Ihrer Sitzungen von entscheidender Bedeutung. Durch eine sorgfältige Vorbereitung, eine strukturierte Protokollierung während des Meetings und eine angemessene Nachbereitung mit intelligenten Tools erreichen Sie, dass alle relevanten Informationen erfasst, gespeichert und zugänglich sind. Nutzen Sie Boards on Fabasoft PROCECO, um Ihre Dokumentation zu optimieren und die Zusammenarbeit zu fördern. Mit einer gut organisierten Kommunikation schaffen Sie maximale Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und eine solide Basis für zukünftige Entscheidungen und Massnahmen.
